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Mehr als nur eine Excel Schulung

Rebecca Sisenop, Simone Bröker und Annika Gröne, Projektverwalterinnen bei der REGE mbH, über die erfolgreiche Entwicklung eines Excel-Tools als einheitliche Basis für interne Kalkulationen.

Frau Bröker, die REGE mbH hat kürzlich im Rahmen eines internen Projekts ein einheitliches Excel-basiertes Kalkulationstool für ihre Projektarbeit entwickelt. Wie kam es zu dieser Maßnahme?

Die REGE mbH ist ein Unternehmen, das sehr projektorientiert arbeitet. Bisher war es so, dass es für unsere Kalkulationstabellen je nach Projektverwalter individuelle Lösungen gab. Dadurch erschwerte sich teilweise die Übergabe eines Projektes oder eine Vertretung, weil wir uns zunächst in die Kalkulationsmethode des jeweils anderen hineinversetzen mussten. Aus dieser Situation heraus ergab sich für uns der Wunsch nach einem einheitlichen, prozessoptimierten Tool, das wir im Rahmen einer Excel-Schulung erarbeiten wollten.

Sie hatten also spezielle Anforderungen und Vorstellungen, wie die Lösung aussehen sollte?

Ja genau. Auf Basis unserer bestehenden Tabellen wollten wir ein professionelles und einheitliches Tool gestalten, welches im Alltag gut umsetzbar ist. Zunächst hatten wir dann die Idee, uns in einem Inhouse-Tagesworkshop grundsätzliche Tipps und Tricks für das Excel-Tool geben zu lassen. Wir haben jedoch schnell gemerkt, dass es sinnvoll ist, die Kalkulationstabelle in einem laufenden Prozess weiter zu entwickeln.

Und eine klassische Excel-Schulung war da nicht der richtige Weg?

Nein, eine „normale“ Schulung wäre viel zu allgemein gewesen. Aber dadurch, dass wir eine klare Zielvorgabe hatten, sind wir viel konkreter in das Thema Excel eingestiegen.

Wie muss man sich das genau vorstellen?

Gemeinsam mit dem Trainer der Gildenhaus Seminare haben wir in einem Workshop neben einer Excel-Auffrischung Anforderungen für unser Tool definiert, die wir dann in einem ersten Durchgang teils im Seminar, teils im Unternehmen umgesetzt haben.
Dann sind wir mit dem Tool und einigen „Hausaufgaben“ in den Alltag zurückgegangen, haben getestet, Verbesserungsvorschläge gesammelt und zum Teil auch neue Anforderungen gefunden.
Daraufhin gab es einen neuen Schulungstermin, bei dem Verbesserungen umgesetzt wurden und anschließend eine neue Test- und Korrekturschleife im Unternehmen. In diesen Zyklen ging es bis zur optimierten Version weiter, mit der wir jetzt erfolgreich arbeiten. Wir haben uns also sozusagen ausgehend von einem konkreten Problem immer mehr in das Programm vertieft und dieser Prozess hat uns in Puncto Excel unheimlich weit gebracht.

Wie viele Personen arbeiten denn jetzt mit dem Tool und setzen Sie dies auch in anderen Unternehmensbereichen ein?

Aktuell benutzen wir mit insgesamt neun Kolleginnen und Kollegen das Tool. Da die übrigen Unternehmensbereiche mit der inhaltlichen Projektumsetzung betraut sind, findet es ausschließlich bei uns im kaufmännischen Bereich Anwendung.

Würden Sie im Nachhinein sagen, dass sich der Aufwand für Sie gelohnt hat?

Auf jeden Fall. Wir haben definitiv unser Ziel erreicht und darüber hinaus eine Menge dazugelernt. Insgesamt arbeiten wir nun wesentlich effektiver mit Excel und dadurch, dass wir ein einheitliches Tool benutzen, ist es auch viel einfacher, sich in andere Projekte einzufinden. Ich glaube, dass jeder Teilnehmer einige Kniffe kennen gelernt und sich auch Vieles selbständig erarbeitet hat, sodass uns das tägliche Arbeiten mit Excel leichter fällt. Vielen Dank auch nochmal für die gute und hilfreiche Unterstützung!

Danke für dieses interessante Gespräch.

 

 

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