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Die Projektgruppe von SPAX über die Implementierung von professionellem Wissenstransfer zur Sicherung von erfolgskritischem Wissen

Herr Dos Santos, SPAX legt seit einiger Zeit viel Wert auf den strukturierten Wissenstransfer. Wie kamen Sie eigentlich dazu, sich mit diesem Thema stärker auseinanderzusetzen?

Tony dos Santos (Leiter QM): Die Gefahr, wertvolles Wissen zu verlieren, weil wichtige Erfahrungsträger von SPAX zum Beispiel in den Ruhestand gehen, zähle ich auf jeden Fall dazu. Und von diesen Erfahrungsträgern mit zum Teil hochspezifischem und komplexem Wissen haben wir hier viele – sie sind unsere Erfolgsgaranten. Deshalb erachte ich es für äußert wichtig, dieses Wissen zu identifizieren, es weiterzugeben, so dass unser Unternehmen noch lange von diesem Wissen profitieren kann. Nachdem dann auch die Revision der DIN EN ISO 9001 im Jahr 2015 den professionellen Umgang mit Wissen in ihre Anforderungen aufgenommen hat, haben wir dies endgültig zum Anlass genommen, uns strukturierter mit dem Wissenserhalt und Wissenstransfer zu befassen.

Mittlerweile haben Sie Ihr Vorgehen zum Wissenstransfer in Ihr Qualitätsmanagementsystem integriert. Wie sind Sie dabei vorgegangen?

Tony dos Santos (Leiter QM): Unser Vorgehen beim Ausscheiden von Mitarbeitern und dem rechtzeitigen Wissenstransfer ist mittlerweile sehr systematisiert. Wir haben Prozesse mit festen Verantwortlichen definiert und diese in unsere Prozesslandkarte aufgenommen. Anhand von Verfahrensbeschreibungen und Vorlagen können sich unsere Mitarbeiter so detailliert über das Vorgehen informieren.

Frau Wild, Sie sind als Projektbeauftragte bei SPAX für das Thema Wissenstransfer verantwortlich. Wie haben Sie das Thema überhaupt in die Organisation gebracht?

Susan Wild (Projektbeauftragte): Um das sensible Thema Wissenstransfer bei SPAX zu implementieren, haben wir zunächst zwei Pilotprojekte durchgeführt. Für den Transferprozess haben wir bewusst zwei Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen selektiert, um die Akzeptanz der Belegschaft zu erhöhen. Mit den auserwählten Mitarbeitern haben wir systematisch die persönliche und bereichsübergreifende Wissenslandkarte erarbeitet, um relevante wissensseitig kritische Aspekte zu generieren. Diese haben wir in einen Transferplan übertragen und überlegt, welche Methoden sinnvoll sein können, um die einzelnen Wissensaspekte zu sichern. Die reine Dokumentation von Wissen ist nicht immer ausreichend, daher sind weitere Methoden und Techniken auf die transferrelevanten Aspekte anzuwenden. Nach Abstimmung des Transferplans haben wir dann erste Maßnahmen umgesetzt.

Dieses Vorgehen hat sich für uns als zielführend herausgestellt. Wir haben eine Handlungshilfe für unsere Führungskräfte verfasst, diese in Workshops vorgestellt und über das Vorgehen sowie die ersten Ergebnisse aus den Pilotprojekten informiert. So konnten wir nicht nur das Wissen in zwei wichtigen Fällen konkret sichern, sondern hatten vor allem die Gelegenheit unsere Ideen direkt auszuprobieren und durch erste Erfolge eine höhere Akzeptanz zu erlangen.

Und wie gehen Sie nach dem Projektstart mit dem Wissenstransfer bei SPAX dauerhaft um?

Susan Wild (Projektbeauftragte): Mithilfe einer SPAX-spezifisch klar definierten Vorgehensweise betrachten die Führungskräfte regelmäßig ihre Mitarbeiter hinsichtlich des Wissensverlustrisikos. Wissenssicherung beispielsweise von hochgradig spezifischem Wissen eines Mitarbeiters oder durch Austritt in den Ruhestand, kann bedeuten, dass das Wissen auf mehrere Köpfe verteilt werden sollte. Die Führungskräfte melden vermutliche Risiken an unser Projektteam, das bei Bedarf und in Absprache mit dem beteiligten Mitarbeiter sowie der Führungskraft den Wissenstransferprozess einleitet. Mit diesem Vorgehen konnten wir bereits einige Transferfälle begleiten, neue Maßnahmen zum Wissenserhalt entwickeln und sichern.  

Herr Gengenbach, als Technischer Leiter, sind Sie insbesondere verantwortlich für die Produktion und die Entwicklung im Hause SPAX. Welchen Stellenwert hat für Sie das Wissensmanagement?

Christoph Gengenbach (Technischer Leiter): Als wir uns vor einiger Zeit Gedanken über die Einführung eines Wissensmanagements machten, wurde sehr schnell deutlich, das was für den Bereich der Produktion zu diesem Zeitpunkt als Qualifikationsmatrix begonnen hatte, mit einer auf alle Bereiche der SPAX ausgeweiteten Systematik nochmals wesentlich effizienter zu gestalten. Gerade für einen Weltmarktführer wie die SPAX gilt es zunehmend frühzeitig dem demographischen Wandel und den damit verbundenen Risiken zu begegnen. Die Vermeidung von hochspezifischen Wissensverlust ist für die Organisation essentiell. Dem mit einem systematisierten Wissensmanagementsystem entgegen zu wirken ist unvermeidbar. Im Übrigen zeigt die bisherige Erfahrung in meinen Verantwortlichkeitsbereichen auch, dass viele Mitarbeiter auf notwendigen Wissenstransfer angesprochen, sich nochmals um einiges wertgeschätzter fühlen. 

Als Personalleiter sind Sie, Herr Büddefeld, natürlich in besonderem Maße in dem Thema Wissenstransfer involviert. Welche Erfolgsfaktoren sehen Sie für den Wissenstransfer und wie beurteilen Sie die Rolle der Führungskräfte in diesem Prozess?

Volker Büddefeld (Personalleiter): Ich glaube, eines der Erfolgsgeheimnisse eines funktionierenden Wissensmanagements liegt in der Akzeptanz unserer Mitarbeiter. Sie mitzunehmen, frühzeitig über neue Vorgehensweisen zu informieren und dabei auch Bedenken ernst zu nehmen, halte ich für sehr wichtig. Dass wir mit dem Thema niemandem Wissen wegnehmen, sondern vielmehr das Wissen unserer Mitarbeiter wertschätzen und deshalb erhalten wollen, ist, so hoffe ich, mittlerweile den meisten Mitarbeitern deutlich geworden.

Den Führungskräften kommt in dem Vorgehen natürlich eine besondere Rolle zu. Sie in den Prozess einzubinden und ihnen diesbezüglich auch Verantwortung zu übertragen halte ich für absolut notwendig. Um sie bei der Vielfalt an Projekten bei SPAX jedoch nicht zu sehr zu belasten, geben wir Ihnen mit dem SPAX Werkzeugkoffer zum Wissenstransfer und mit unserer Projektbeauftragten Frau Wild wertvolle Unterstützungsangebote an die Hand. Darüber hinaus bieten wir bei besonders komplexen Transferfällen auch immer die Möglichkeit an, diese extern durch ck2 begleiten zu lassen.

Lassen Sie uns abschließend noch über den Nutzen eines solchen Vorgehens sprechen. Was hat sich bei Ihnen, für wen, wie verändert?

Volker Büddefeld (Personalleiter): Die Betrachtung von betriebswirtschaftlichen Risiken ist für SPAX nicht neu. Sich aber strukturiert mit dem Wissen der Mitarbeiter und dem potenziellen Risiko dessen Verlustes auseinanderzusetzen, hat uns neue Perspektiven eröffnet. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann nun viel zielgerichteter erfolgen, denn wir wissen, welche Wissensaspekte des Vorgängers übergeben werden sollten. Und wir kennen nun, dank der Unterstützung von ck2, auch Mittel und Wege dies besser zu tun. Ein schöner Nebeneffekt: Durch die intensiven Gespräche beispielsweise zur Erstellung der persönlichen Wissenslandkarten, tun sich auch immer wieder Potenziale für die Weiterentwicklung der Organisation auf, die uns sonst möglicherweise verborgen geblieben wären.

Vielen Dank für dieses interessante Gespräch!

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